Die allermeisten Buchungen laufen unkompliziert: Anfrage, Angebot, Zusage per E-Mail, Auftritt, Rechnung. Das funktioniert, weil beide Seiten dasselbe wollen und niemand ein Interesse an Streit hat.
Wenn es doch einmal Reibung gibt, dann fast immer an denselben Stellen – und praktisch nie aus bösem Willen, sondern weil ein Punkt nicht angesprochen wurde. Dieser Artikel geht diese Punkte durch, damit Sie sie beim nächsten Angebot bewusst prüfen können.
Hinweis: Ich bin Show-Hypnotiseurin, keine Juristin. Was hier steht, ist praktische Erfahrung aus der Veranstaltungsbranche und keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte sind Ihr Steuerberater, Ihre Rechtsabteilung oder Ihr Versicherer zuständig.
Die fünf Punkte, die in jede Buchung gehören
1. Leistungsbeschreibung
Was genau wird geliefert? Dazu gehören:
- Art des Auftritts (Bühnenshow, Walking Act, Kurzeinlage)
- Dauer und Anzahl der Blöcke
- Vereinbarte Uhrzeit und ein Zeitfenster für Verschiebungen
- Ankunftszeit für Aufbau und Soundcheck
Der wichtigste Punkt darin ist das Zeitfenster. Abendabläufe verschieben sich fast immer. Eine Formulierung wie „Showbeginn 21:00 Uhr, Verschiebung um bis zu 60 Minuten möglich“ verhindert Diskussionen am Abend.
2. Gesamtvergütung inklusive Nebenkosten
Nicht nur die Gage, sondern die Endsumme: Anfahrt, Übernachtung, Technikpauschale, Umsatzsteuer. Was dazugehört, steht ausführlich im Entertainment-Budget-Guide.
Ebenso wichtig: das Zahlungsziel und ob eine Anzahlung fällig ist. Bei größeren Buchungen sind 30 bis 50 Prozent Anzahlung branchenüblich.
3. Ausfall- und Stornoregelung
Der Punkt, der am häufigsten fehlt – und der am meisten kostet, wenn er fehlt. Er hat zwei Richtungen:
Wenn der Auftraggeber absagt: Üblich sind gestaffelte Sätze, etwa 0 Prozent bis drei Monate vorher, 50 Prozent bis vier Wochen vorher, 100 Prozent kurzfristig. Der Grund ist einfach: Ein blockierter Termin lässt sich kurzfristig nicht mehr anderweitig vergeben.
Wenn der Act ausfällt: Krankheit passiert. Ein professioneller Anbieter hat dafür eine Antwort – Rückzahlung geleisteter Beträge, nach Möglichkeit Vermittlung eines Ersatzes. Fragen Sie danach, bevor Sie zusagen.
Ein dritter Fall betrifft höhere Gewalt: behördliche Untersagung, Naturereignisse, Ausfall der Location. Hier ist eine Regelung sinnvoll, die beide Seiten schadlos stellt – üblicherweise Rückabwicklung ohne Ausfallhonorar.
4. Zuständigkeit für Technik und Raum
Wer stellt was? Diese Frage entscheidet über einen erheblichen Teil der Kosten und über die Wirkung des Abends. In die Buchung gehören:
- Wer stellt Beschallung, Mikrofonierung und Bühnenlicht
- Ob eine Bühne oder Erhöhung vorhanden ist
- Ob ein separater Raum zur Vorbereitung zur Verfügung steht
- Wer für Aufbau, Abbau und Bedienung zuständig ist
Welche Anforderungen dabei realistisch sind, steht im Location-Check.
5. Bild- und Tonaufnahmen
Auf Firmenfeiern filmen fast alle Gäste mit. Das ist normal, sollte aber bewusst geregelt sein – gerade wenn Freiwillige auf der Bühne stehen.
Zwei Ebenen sind zu unterscheiden:
- Private Aufnahmen der Gäste: Lassen sich praktisch nicht verhindern. Eine Ansage vor der Show, dass Aufnahmen im privaten Rahmen bleiben sollen, ist sinnvoll.
- Aufnahmen für Unternehmenszwecke: Wenn Bilder auf Website, Intranet oder Social Media sollen, brauchen die abgebildeten Personen eine Einwilligung – auch und gerade die Freiwilligen auf der Bühne.
Umgekehrt gilt dasselbe: Wenn der Act Aufnahmen für eigene Werbezwecke nutzen möchte, sollte das ausdrücklich vereinbart sein, mit Zustimmung des Auftraggebers und der gezeigten Personen.
Drei Themen, die Auftraggeber oft übersehen
GEMA
Sobald bei einer Veranstaltung geschützte Musik öffentlich wiedergegeben wird, fallen in Deutschland üblicherweise Gebühren an – unabhängig davon, ob ein DJ auflegt oder ein Showact Einspieler nutzt.
Angemeldet wird das in der Regel vom Veranstalter, nicht vom Künstler. Die Höhe hängt von Raumgröße, Eintritt und Besucherzahl ab. Bei rein betrieblichen Veranstaltungen ohne Eintritt gelten andere Tarife als bei öffentlichen. Wer regelmäßig Feiern ausrichtet, klärt das einmal grundsätzlich mit der GEMA und hat danach Ruhe.
Künstlersozialabgabe
Unternehmen, die regelmäßig selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen, können abgabepflichtig gegenüber der Künstlersozialkasse sein. Die Abgabe wird auf die gezahlten Honorare erhoben und liegt in einem einstelligen Prozentbereich.
Das betrifft nicht nur Showacts, sondern auch Fotografen, Grafiker, Texter und Musiker. Ob und in welchem Umfang das für Ihr Unternehmen gilt, beantwortet Ihr Steuerberater – wichtig ist vor allem, dass der Posten nicht überrascht.
Haftpflicht
Die praktische Frage lautet: Wer haftet, wenn etwas beschädigt wird oder jemand zu Schaden kommt?
- Ein professioneller Act hat in der Regel eine Betriebshaftpflicht. Fragen Sie danach – seriöse Anbieter weisen das auf Nachfrage nach.
- Der Veranstalter braucht üblicherweise eine Veranstalterhaftpflicht, die Schäden gegenüber Gästen und Location abdeckt.
- Für Schäden an gemieteter Technik ist zu klären, wessen Versicherung greift.
Bei Bühnenhypnose ist das Risikoprofil überschaubar: Es gibt keine Pyrotechnik, keine Akrobatik, keine Requisiten mit Verletzungsgefahr. Trotzdem gehört die Frage in jedes Vorgespräch.
Was bei Bühnenhypnose zusätzlich sinnvoll ist
Zwei Punkte, die bei diesem Format über die üblichen hinausgehen:
- Schriftlich festhalten, was nicht vorkommt. Wenn im Vorgespräch besprochen wurde, dass bestimmte Themen ausgespart bleiben, kann das in einem Satz in die Buchungsbestätigung. Das kostet nichts und gibt beiden Seiten Sicherheit. Welche Grenzen üblich sind, steht in Die psychologische Sicherheit der Freiwilligen.
- Freiwilligkeit ausdrücklich erwähnen. Ein Satz wie „Die Teilnahme von Gästen erfolgt ausschließlich freiwillig; niemand wird aufgefordert oder ausgewählt“ ist rechtlich unspektakulär, aber kommunikativ wertvoll – gerade wenn Personalvertretungen mitlesen.
Reicht eine E-Mail als Vertrag?
Eine Frage, die in der Praxis häufig kommt – und die Antwort überrascht viele: Ja, im Grundsatz reicht sie. Ein Vertrag kommt durch übereinstimmende Willenserklärungen zustande, und dafür braucht es in aller Regel keine Unterschrift auf Papier. Wer ein Angebot schriftlich annimmt, hat einen Vertrag.
Praktisch heißt das: Entscheidend ist nicht die Form, sondern der Inhalt. Eine E-Mail, die Leistung, Preis, Termin, Ausfallregelung und Technikzuständigkeit benennt, ist belastbarer als ein förmliches Dokument, in dem die Hälfte davon fehlt.
Was ich trotzdem empfehle: eine kurze Buchungsbestätigung, in der alle Punkte noch einmal zusammengefasst sind. Nicht wegen der Rechtslage, sondern weil beide Seiten dann dasselbe im Kopf haben – und weil sich Details in einem E-Mail-Verlauf über drei Monate verlieren.
Der häufigste Streitpunkt: die verschobene Uhrzeit
Von allen Reibungspunkten ist dieser mit Abstand der häufigste, und er ist zugleich am leichtesten zu vermeiden.
Der typische Ablauf: Der Showact ist für 21 Uhr gebucht. Das Essen kommt später, die Reden dauern länger, um 21:30 ist noch Dessert. Um 22:15 kommt jemand und fragt, ob es auch in 30 statt 50 Minuten geht.
Was dann passiert, hängt davon ab, was vereinbart wurde. Ohne Regelung entsteht eine Verhandlung zur Unzeit – mit einer Regelung ist es eine Formalie. Sinnvoll sind zwei Sätze:
- Ein Verschiebungsfenster, innerhalb dessen der Act flexibel ist (üblich sind 30 bis 60 Minuten).
- Eine Aussage dazu, was darüber hinaus gilt – etwa, dass eine Kürzung der Showlänge möglich ist, ohne dass sich die Vergütung ändert.
Der zweite Punkt klingt einseitig, ist aber fair: Die Vorbereitung, Anreise und Bereitstellung sind unabhängig von der tatsächlichen Bühnenzeit erfolgt. Wie sich so etwas im Ablaufplan von vornherein vermeiden lässt, steht in Programm-Dramaturgie.
Eine praktische Checkliste vor der Zusage
- Steht die Gesamtsumme inklusive aller Nebenkosten im Angebot?
- Ist die Uhrzeit mit Verschiebungsfenster geregelt?
- Gibt es eine Stornostaffel für beide Seiten?
- Ist klar, wer welche Technik stellt?
- Ist geregelt, wie mit Aufnahmen umgegangen wird?
- Hat der Anbieter eine Betriebshaftpflicht?
- Ist die GEMA-Anmeldung intern eingeplant?
- Ist die Künstlersozialabgabe im Budget berücksichtigt?
Acht Fragen, die zusammen keine zehn Minuten kosten – und praktisch alle typischen Reibungspunkte abräumen. Wie das Vorgespräch dazu abläuft, steht in So läuft ein Erstgespräch ab.
Häufig gestellte Fragen
Was muss in einem Showact-Vertrag stehen?
Fünf Punkte: Leistungsbeschreibung mit Dauer und Uhrzeit, Gesamtvergütung inklusive Nebenkosten, Ausfall- und Stornoregelung für beide Seiten, Zuständigkeit für Technik und Raum sowie eine Regelung zu Bild- und Tonaufnahmen.
Wer meldet die GEMA an – Veranstalter oder Künstler?
In der Regel der Veranstalter. Sobald geschützte Musik öffentlich wiedergegeben wird, fallen üblicherweise Gebühren an; die Höhe hängt von Raumgröße, Eintritt und Besucherzahl ab. Bei betrieblichen Veranstaltungen ohne Eintritt gelten andere Tarife als bei öffentlichen.
Was ist die Künstlersozialabgabe und wen betrifft sie?
Unternehmen, die regelmäßig selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen, können gegenüber der Künstlersozialkasse abgabepflichtig sein. Die Abgabe wird auf die gezahlten Honorare erhoben. Ob das für Ihr Unternehmen gilt, klärt der Steuerberater.
Wie werden Fotos und Videos auf einer Hypnoseshow geregelt?
Private Aufnahmen der Gäste lassen sich kaum verhindern; eine Ansage vor der Show hilft. Sollen Bilder auf Website oder Social Media, brauchen die abgebildeten Personen eine Einwilligung – besonders die Freiwilligen auf der Bühne.